Automatyzacja procesu raportowania – makra w Ms Excel
Case studiesJaki problem
Przygotowując raporty i dane potrzebne zarządowi lub innym osobom na stanowiskach decyzyjnych, bardzo często spotykam się z sytuacją, kiedy samo ich przygotowanie w odpowiednim formacie zabiera bardzo dużo czasu. Pod kątem operacyjnym, taki proces wymaga zaangażowania jednej, a czasami kilku osób, które w manualny sposób “przeklikują się” przez surowe dane pozyskane z systemów finansowo – księgowych, aby w końcowym rezultacie stworzyć raport odpowiadający wymogom kadry kierowniczej.
Co zrobiłem
Po wstępnej weryfikacji tego jakie dane i w jakim formacie można wydobyć z systemu księgowego i sprecyzowaniu potrzeb odbiorców finalnego raportu, stworzyłem Makro (rodzaj programu automatyzującego) w pliku Ms Excel, które w szybki sposób wykonało wszelkie niezbędne operacje, które wcześniej wykonywane były ręcznie, aby w ostatecznym rezultacie bardzo szybko otrzymać raport zgodny z wymogami osób bezpośrednio nim zainteresowanych.
Korzyści dla klienta
Dzięki stworzeniu Makra automatyzującego:
- wyeliminowałem konieczność manualnej obróbki danych,
- ograniczyłem ilość osób zaangażowanych w wykonanie danego raportu (analizy),
- uprościłem procedurę pozyskiwania danych i ich obróbki – wystarczy kliknięcie w jeden przycisk,
- skróciłem znacznie czas przygotowania – oszczędność czasowa rzędu 95% z 2 godzin do 5 minut,
- znacznie przyspieszyłem czas w jakim osoby decyzyjne otrzymują potrzebne raporty w odpowiednim formacie.